我院“临床试验受试者费用减免系统”由财务处、信息技术中心和药物临床试验机构办共同开发,目前该系统可以实现研究者开具相关医嘱后,研究者在门诊医生工作站对检查费进行减免。减免成功后,将不再对受试者收取该项检查费,费用将显示为零,在发票中以优惠金额的形式体现。具体使用流程如下:
一、申请与维护
1、临床试验签署合同前,CRA上传《临床试验受试者费用减免系统使用申请表》(附件1)、方案、知情同意书到CTMS上进行审核,申请表中需列出所有研究中涉及到的检查和授权的研究者。
*申请表中涉及到医院的部分检查项目可参考《常用检查、检验项目费用汇总》(附件2),未尽事宜请参考“医院官网-医疗服务-物价公开”。
2、减免申请表定稿后,CRA根据协商结果制订合同中相关检查费并拟定合同,再将合同发至机构邮箱审查,详见合同签署流程。
3、CRA在递交纸质合同签署时,同时递交纸质《临床试验受试者费用减免系统使用申请表》。
4、机构办根据合同、方案、申请表结合科室实际需求在“综合数据管理系统”中维护好减免及补贴项目,并交财务处审核,财务科审核通过后可以启用。
二、使用
*本系统减免机制为匹配制,即医生先开具医嘱,然后医嘱与减免系统内部维护的条目(即《临床试验受试者费用减免系统使用申请表》中的申请条目)进行匹配,匹配一致方能减免。
1、研究者根据临床常规开具医嘱。
门诊:研究医生在“门诊医生工作站”开具医嘱后,暂不进行计费,仅保存。
住院:研究医生在“电子病历”开具医嘱后,正常执行,病区计费。
*门诊受试者必须在医嘱开具完毕后当下,立即进行减免,否则医嘱将无法执行;住院受试者可以先执行医嘱,待出院前统一进行减免。
2、检查费关联减免(*此步骤需授权的研究医生进行)
(1)打开“门诊医生工作站-临床试验减免”。
(2)选择门诊或住院,
门诊:刷受试者的就诊卡或电子医保凭证。
住院:输入住院号,按回车。
(3)医嘱与减免系统进行匹配,系统会自动显示罗列可减免的条目,选择需要减免的条目点击关联减免。
(4)根据筛选/入组的情况,选择是/否,完成减免。
(5)完成减免后,
门诊:返回开医嘱的界面,确认所有需减免的条目均已收费为0,则进行计费,受试者可以进行相应检查。
住院:在护士站打印《病人住院费用清单》,确认所有需减免的条目均已收费为0,则可以为受试者办理出院。
*若受试者未能完成减免即离院,门诊受试者无法进行补办,请及时完成减免;2年内离院的住院受试者则可以凭受试者就诊卡/医保卡到住院结算窗口解除结算状态重新退回病区,完成减免后再次办理结算。
三、结算
试验结束后,研究者根据实际产生的检查费到机构办进行报销,机构办与财务处进行结算,减免系统结算需在尾款结算前完成。详情见《“临床试验受试者费用减免系统”费用结算流程》。
附件
1、临床试验受试者费用减免系统使用申请表----请至“医院官网-科研教学-新药研究-下载专区-《表格模板汇总》”下载